L’organisation d’un séminaire d’entreprise demande un minimum de préparation. Pour que la salle corresponde aux besoins de votre société, il y a des critères que vous devrez impérativement prendre en compte. Voici les quatre conseils à retenir absolument pour choisir le lieu de votre prochain événement d’entreprise.

Le nombre de personnes à recevoir

Le nombre de personnes que vous comptez recevoir dans votre salle de séminaire est évidemment le premier critère de choix. Certaines salles sont pensées pour un petit nombre de personnes (une ou quelques dizaines) alors que d’autres pourront en recevoir plusieurs centaines sans problèmes.

Au-delà de ce nombre, demandez-vous si celui-ci va varier. Il est tout à fait possible que tout au long du séminaire, d’autres convives s’y ajoutent : cela dépend avant tout de la nature de l’évènement. Si vous êtes dans l’incapacité de déterminer cette variation, n’hésitez pas à prévoir une fourchette haute.

Prendre en compte le budget de votre salle

Si l’on excepte le nombre de personnes, qui est évident, le prix est le premier critère de sélection quand il faut choisir une salle de séminaire pour son entreprise. Sur ce point, il est difficile de négocier puisque vous devrez composer avec le budget de votre société.

Cela dit, il est possible de trouver des salles de conférences et de séminaires dans toutes les fourchettes de prix. La vôtre existe donc certainement. Une entreprise comme Rêvez d’ailleurs propose par exemple plusieurs salles à la location. Toutefois, et dans tous les cas, veillez à rester en adéquation avec la situation de l’entreprise : éviter d’organiser un séminaire dans un luxueux hôtel si votre société traverse une période difficile.

La question de l’accessibilité

La situation géographique et la configuration sont deux autres éléments majeurs dans le choix d’une salle de séminaire. En fait, cela dépendra en partie de la nature de l’évènement que vous organisez.

La localisation géographique d’une salle influencera évidemment les déplacements de ceux qui souhaitent s’y rendre. Même dans le cas d’un séminaire organisé dans une grande ville ou dans la capitale, il faut se renseigner sur l’accès : bouches de métro à proximité, possibilités d’arrêts pour les voitures et taxis, etc.

De plus, il faut s’attarder sur la configuration de la salle, en particulier si l’évènement dispose d’un caractère confidentiel. Dans ce cas, il faut s’intéresser à la sécurité de tous les accès.

Et puis, il faut enfin que la salle soit accessible à tous : dans l’idéal, votre salle de réception doit pouvoir être facilement atteinte par l’ensemble de votre public, y compris par des personnes à mobilité réduite (PMR), selon les normes à respecter, ou des personnes âgées.

Définir une ambiance pour la salle de son séminaire

Le dernier élément à prendre en compte dans votre choix d’une salle de séminaire est l’ensemble des contraintes techniques. Si vous avez besoin d’une sonorisation ou d’éléments lumineux, il est impératif que la salle s’y prête. Il en va de même si vous avez besoin d’un vidéoprojecteur, d’un débit Internet important en wifi, de fournitures de bureau… Ce genre de besoins doit être précisé d’emblée lors de vos recherches. Et puis, de manière générale, il faudra que votre salle soit en mesure d’accueillir la décoration que vous avez prévue pour votre évènement.

D’ailleurs, non seulement il faut que vous définissiez une ambiance pour votre évènement, mais en plus, celle-ci devra être en accord avec le public que vous comptez recevoir. Par exemple, si votre séminaire porte sur le lancement d’un produit, celui-ci doit être mis en évidence par une communication adaptée. De préférence, il faut donc que vous ayez en tête la décoration que vous souhaitez installer au moment où vous choisirez la salle de votre réception.